Instruccions de la Secretària General

Preguntas frecuentes sobre protección de datos en la evaluación en linia

  1. ¿Dónde puedo encontrar la información completa sobre protección de datos en la evaluación en línea en la UIB? ¿Cómo se efectúa el tratamiento de datos en el campus virtual de la UIB?
  2. ¿El tratamiento de datos personales con motivo de la evaluación en línea, depende del consentimiento libre del profesor o profesora o del estudiante?
  3. ¿La identificación mediante nombre de usuario y la contraseña asignados por la UIB es un método de identificación jurídicamente válido para llevar a cabo las evaluaciones en línea?
  4. ¿Es posible que el profesor o profesora visualice la realización de una prueba?
  5. ¿Es obligatorio que el profesor o profesora utilice sistemas de visualización remota o de grabación de las pruebas orales durante una prueba?
  6. Si un profesor o profesora tiene previsto grabar una prueba oral de evaluación, ¿cómo tiene que informar a los estudiantes?
  7. ¿Qué consecuencias tiene la negativa del estudiante a permitir la visualización o la grabación de las pruebas orales durante la prueba de evaluación?
  8. ¿Cuáles son las razones por las que estaría justificada la exención del control mediante la visualización o la grabación de las pruebas orales?
  9. ¿Es posible llevar a cabo técnicas de e-proctoring en una prueba de evaluación en línea?
  10. ¿Qué ocurre si el estudiante difunde la grabación de una prueba de evaluación?
  11. ¿Qué hay que hacer si el estudiante no dispone de los medianos técnicos adecuados?
  12. ¿Qué aplicaciones son las autorizadas para la visualización remota o para la grabación de las pruebas orales?
  13. ¿Puedo utilizar herramientas diferentes de las propuestas por la Universidad?
  14. ¿Además de al estudiante, puede visualizarse o grabarse la mesa de trabajo durante una prueba?
  15. ¿Puede el profesor o profesora pedirle al estudiante la visualización compartida del software que utiliza para la prueba a través de la herramienta de videoconferencia?
  16. ¿Puede el profesor o profesora solicitar al estudiante que comparta su escritorio o que lo pueda ver por completo?
  17. ¿Cómo puede el estudiante hacer la prueba escrita en papel con visualización remota?
  18. ¿Qué documento identificativo es el más adecuado por exhibir a la cámara?
  19. La visualización a distancia de una prueba, ¿implica que el profesor o profesora no pueda actuar si sospecha que se comete algún hecho fraudulento? ¿No es esto videovigilancia?

1. ¿Dónde puedo encontrar la información completa sobre protección de datos en la evaluación en línea en la UIB? ¿Cómo se efectúa el tratamiento de datos en el campus virtual de la UIB?

Puede consultar esta información en la web de la Secretaría General: <https://secretariageneral.uib.cat/Instruccions-de-la-Secretaria-General/>.

Además, puede consultar la información sobre el tratamiento de datos y los derechos que tiene directamente en el Aula digital.

2. ¿El tratamiento de datos personales con motivo de la evaluación en línea, depende del consentimiento libre del profesor o profesora o del estudiante?

No. El consentimiento libre implica por definición una posibilidad para la persona interesada de no consentir en el marco de una relación de igualdad entre las partes. Esta condición no se da en el caso de un proceso de evaluación. En la Universidad, la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (de ahora en adelante, LOU), le atribuye tanto la facultad de evaluar como la definición de los procesos de verificación o evaluación de los conocimientos. Por otro lado, participar en la evaluación constituye una actividad personalísima en la cual tanto el estudiante como el profesor participan de acuerdo a procedimientos reglados.

Cuestiones como la identificación del estudiante para evitar riesgos como la suplantación de identidad, o el registro y validación del profesor en los sistemas de la Universidad para proceder, por ejemplo, a la inserción de la prueba de evaluación o a la calificación, son conductas debidas que implican el tratamiento de datos personales. La translación al mundo virtual de estos procesos obliga a adoptar medidas complementarias regidas por el principio de adecuación o proporcionalidad que, como las adoptadas en el mundo físico, se implementarán sin el consentimiento de los destinatarios.

3. ¿La identificación mediante nombre de usuario y la contraseña asignados por la UIB es un método de identificación jurídicamente válido para llevar a cabo las evaluaciones en línea?

Cuando, por causa de la evaluación, no sea necesaria la visualización remota o la grabación de las pruebas orales del estudiante, a efectos de verificar su identidad, tendrá plena validez la identificación mediante el nombre de usuario y la contraseña asignados por la Universidad.

4. ¿Es posible que el profesor o profesora visualice la realización de una prueba?

En esta y sucesivas preguntas se distinguirá entre visualización remota y grabación de las pruebas orales, puesto que son técnicas diferentes, aplicables a pruebas de diferente naturaleza.

Las pruebas de evaluación pueden ser visualizadas en línea por el profesor, tanto para verificar la identidad del estudiante cómo para garantizar los derechos de evaluación y prestar asistencia o apoyo a los estudiantes que la necesiten; per ejemplo, con el fin de resolver dudas o incidencias que puedan surgir. Durante la prueba, el docente puede ver al estudiante a través de la cámara, pero no lo puede grabar. Es conveniente que, antes de la prueba, se informe a los estudiantes sobre las condiciones de privacidad.

5. ¿Es obligatorio que el profesor o profesora utilice sistemas de visualización remota o de grabación de las pruebas orales durante una prueba?

El profesorado, en el ejercicio de su derecho de libertad de cátedra, puede elegir el método de evaluación. La Universidad recomienda que se utilicen preferentemente métodos de evaluación continua y que solamente se recurra a la visualización remota de los estudiantes que hacen una prueba si se considera necesario. En ningún caso se autoriza la grabación de los estudiantes durante pruebas que no sean orales o de defensa de trabajos de fin de estudios.

6. Si un profesor o profesora tiene previsto grabar una prueba oral de evaluación, ¿cómo tiene que informar a los estudiantes?

Los exámenes o pruebas de evaluación de carácter oral pueden ser grabados, con el fin de cumplir con los requisitos de identificación del estudiante, de constatación de la realización de la prueba y de garantía del derecho de revisión del estudiante. En el caso de los trabajos de fin de estudios, como requisito adicional de publicidad.

La grabación exige ciertas salvaguardas o garantías adicionales.

El profesor o profesora es responsable de informar, con carácter previo y antelación suficiente, de las condiciones que tiene que tener el espacio destinado a hacer la prueba de evaluación: hace falta asegurar la ausencia de terceras personas no concernidas y recordar la exclusión de responsabilidad de la institución universitaria en relación con la afectación de la vida privada o familiar del profesor o del estudiante.

Así mismo, tiene que informar a las personas afectadas del carácter obligatorio, si procede, de la captación o grabación de imágenes y de las consecuencias de la negativa a llevarlo a cabo.

La grabación será integral, de forma que documente el conjunto de la prueba, e incluirá, por lo tanto, la intervención tanto del estudiante como del profesor.

7. ¿Qué consecuencias tiene la negativa del estudiante a permitir la visualización o la grabación de las pruebas orales durante la prueba de evaluación?

La prueba de evaluación es un derecho del alumnado que, en circunstancias normales, se desarrollaría de manera presencial. No obstante, lo alerta sanitaria ha obligado a la UIB a adoptar medidas excepcionales que permitan la evaluación a distancia.

Por otro lado, la LOU obliga a la UIB a disponer de procedimientos de verificación y dar una respuesta adecuada a las necesidades de los estudiantes. Una manifestación de esta potestad de verificación se concreta en la identificación de las personas que participan en una prueba.

En consecuencia, el profesor puede recurrir a la visualización o a la grabación de las pruebas orales, si considera que es el medio más adecuado para verificar la identidad del estudiante, garantizar los derechos de evaluación y revisión o prestar asistencia a los alumnos que lo necesiten durante una prueba.

El estudiante sólo podrá negarse a la visualización o a la grabación de las pruebas orales si concurre alguna razón justificada (carencia de recursos, diversidad funcional, vulnerabilidad, violencia de género y cualquier otro supuesto que pueda implicar algún tipo de adaptación de las pruebas), que habrá de comunicar previamente. En caso contrario, el profesor documentará la negativa y la trasladará a la autoridad académica, a fin de que adopte las decisiones administrativas que correspondan.

8. ¿Cuáles son las razones por las que estaría justificada la exención del control mediante la visualización o la grabación de las pruebas orales?

El ejercicio del llamado derecho de oposición al tratamiento exige que quien lo solicita alegue y justifique motivos relacionados con su situación particular. Ello no implica necesariamente que la solicitud sea aceptada. Por lo tanto, para estimar una negativa de esta naturaleza, el estudiante tiene que acreditar que las razones que alega prevalecen sobre el deber de la Universidad de verificar su identidad y asegurar que el examen lo hace la persona interesada.

La UIB considerará de manera particular, porque sean especialmente sensibles, los casos en que los estudiantes requieran una actuación específica derivada de factores personales o sociales, ya sean permanentes o sobrevenidos (carencia de recursos, diversidad funcional, vulnerabilidad, violencia de género, etc.).

Estos estudiantes han de comunicar que sufren estas situaciones al profesor antes de la prueba, para que valore las opciones y pueda atender a sus necesidades. La Universidad deberá proporcionar alternativas que permitan la evaluación del estudiante.

9. ¿Es posible llevar a cabo técnicas de e-proctoring en una prueba de evaluación en línea?

No. Hay sistemas que, a partir de la cámara del ordenador, pueden desplegar mecanismos de reconocimiento facial, de reconocimiento de la voz, estudio del movimiento de los ojos, control de la pantalla en la cual se hace el examen o control del hardware conectado al ordenador, entre de otros. La UIB no autoriza el uso de estos programas que permiten la certificación de la autoría y la vigilancia durante los exámenes (proctoring). Se excluye la posibilidad de utilizar estas técnicas de monitorización y vigilancia automática.

Particularmente, está prohibido obligar al alumno a emplear el terminal móvil como instrumento adicional de videovigilancia. Es decir, como una segunda cámara que ofrezca una visión periférica o desde cualquiera otro ángulo dirigida no a la visualización remota sino claramente a la videovigilancia. No obstante, cuando la realización del examen sea visualizada remotamente de manera legítima por el profesor o profesora, si bien sería razonable utilizar el ordenador, el estudiante puede decidir qué terminal emplea para la prueba, incluido su teléfono móvil, siempre que la visualización sea mediante los programas o aplicaciones previstos por la UIB.

10. ¿Qué ocurre si el estudiante difunde la grabación de una prueba de evaluación?

La difusión de las pruebas de evaluación, y particularmente su compartición en redes sociales, atenta contra el derecho fundamental a la protección de datos y el derecho a la propia imagen. Tales usos se consideran prohibidos y podrían generar responsabilidad disciplinaria, administrativa y civil a la persona infractora.

11. ¿Qué hay que hacer si el estudiante no dispone de los medianos técnicos adecuados?

El acceso a determinadas pruebas requiere que tanto el docente como el estudiante dispongan de equipos informáticos con conexión a internet y, si procede, de cámara o micrófono. Para el alumnado que no se encuentre en condiciones de disponer del material necesario, la UIB ha articulado un programa de préstamo de ordenadores y tarjetas de telefonía con conexión a internet, que se puede solicitar en la dirección bit.ly/FonsSupera

12. ¿Qué aplicaciones son las autorizadas para la visualización remota o para la grabación de las pruebas orales?

El profesorado tiene que utilizar las aplicaciones de las cuales la UIB ha obtenido la licencia. Se abstendrá de utilizar aplicaciones de uso gratuito, de prueba o espacios de almacenamiento personales. Las aplicaciones autorizadas son Blackboard Collaborate o Zoom.

13. ¿Puedo utilizar herramientas diferentes de las propuestas por la Universidad?

No. El uso de herramientas de software que traten datos personales por cuenta de terceros no es posible. Si se emplearan, se incumpliría la normativa sobre protección de datos, dado que la UIB no dispone de un contrato de prestación de servicios. Se llevaría a cabo un tratamiento de datos no autorizado que podría comportar consecuencias administrativas y/o disciplinarias. Tienen que utilizarse, por lo tanto, exclusivamente, las aplicaciones autorizadas.

14. ¿Además de al estudiante, puede visualizarse o grabarse la mesa de trabajo durante una prueba?

Con carácter previo a la prueba, el estudiante puede ser identificado por el profesor o profesora. Esto puede hacerse automáticamente sin su intervención, por ejemplo, confiando en el sistema de acceso mediante usuario y contraseña de la UIB o requiriendo al estudiante la exhibición a la cámara de algún documento identificativo.

Si la naturaleza del examen requiere no sólo la visión frontal sino también la de la mesa de trabajo donde el estudiante lo hace, se recomendará al estudiante que la cámara le enfoque, con un ángulo limitado al que sea necesario.

15. ¿Puede el profesor o profesora pedirle al estudiante la visualización compartida del software que utiliza para la prueba a través de la herramienta de videoconferencia?

En la actualidad prácticamente todas las herramientas de videoconferencia permiten la compartición a modo de presentación de las aplicaciones que se ejecutan en los equipos de los participantes. especialmente útil en el caso de presentaciones remotas que tengan que exponer los estudiantes.

En caso de que el estudiante haga la prueba en algún software de uso general como PowerPoint, Word, Excel, u otros especializados, el profesor o profesora podría pedir al estudiante poder verlo. La visión tiene que circunscribirse al software que el estudiante utilice durante la prueba. Resulta desproporcionado requerir la visualización de cualquier otro de diferente o la visualización de la pantalla del escritorio del equipo del estudiante de manera global.

Por otro lado, tiene que tenerse en cuenta que, debido a la manera de funcionar de las herramientas de videoconferencia, la aplicación del estudiante normalmente será visualizada por todos aquellos que estén conectados a la videoconferencia en aquel momento.

16. ¿Puede el profesor o profesora solicitar al estudiante que comparta su escritorio o que lo pueda ver por completo?

No. La compartición del escritorio del ordenador del estudiante no se considera adecuada, ni para que el profesor lo vea completamente, ni mucho menos de forma tal que signifique la posibilidad de intervención remota directa del profesor en el equipo del estudiante. No obstante, como hemos visto en la pregunta anterior, es posible solicitar al estudiante la visualización compartida del software necesario para la prueba.

17. ¿Cómo puede el estudiante hacer la prueba escrita en papel con visualización remota?

Cuando el profesor o profesora opte por una prueba escrita en papel, puede decidir visualizar remotamente al estudiante, y adicionalmente la mesa de trabajo donde haga la prueba, lo cual le permitirá observar la escritura, los dibujos o las fórmulas que desarrolle. Se recomendará al estudiante que la cámara lo enfoqué con un ángulo adecuado, limitado a lo que sea estrictamente necesario.

Una vez finalizada la prueba, el profesor puede pedir al estudiante que fotografíe su examen con calidad suficiente para que él pueda leer correctamente, y que lo suba a la tarea habilitada a tal efecto en el campus virtual.

18. ¿Qué documento identificativo es el más adecuado por exhibir a la cámara?

El documento personal más adecuado es aquel que permita cumplir con el fin de identificar al estudiante revelando, a su vez, la menor cantidad posible de datos personales innecesarios, entre los documentos previstos en el Reglamento Académico de la Universidad de las Illes Balears. Puede optarse por el carné de estudiante, documento nacional de identidad, permiso de conducir o pasaporte o, si no, aquel que ofrezca acreditación suficiente según el parecer del evaluador.

Si durante la videoconferencia la imagen del estudiante no se visualiza en exclusiva por el evaluador, se recomendará al estudiante que oculte en el momento de la exhibición del documento aquella información que no resulte relevante para la identificación. Esto puede hacerse, por ejemplo, utilizando los dedos o cualquiera otro método que tenga el mismo efecto.

Quedará bajo la responsabilidad del estudiante la exhibición del documento sin ocultar datos personales más allá de los puramente identificativos como la fotografía, el nombre y los apellidos.

19. La visualización a distancia de una prueba, ¿implica que el profesor o profesora no pueda actuar si sospecha que se comete algún hecho fraudulento? ¿No es esto videovigilancia?

En absoluto. La visualización a distancia del alumnado durante una prueba de evaluación no supone una tarea de videovigilancia.

La visualización tiene que entenderse como una analogía de lo que sucede en el aula física, atendida la eventual imposibilidad de estar realmente presente. Servirá para identificar al estudiante, para que el profesor pueda aportar explicaciones adicionales o para que el estudiante pueda exponer dudas o solucionar problemas que surjan durante la prueba.

Igual que en el aula presencial, donde el profesor o profesora, ante la sospecha de comisión de fraude académico, no grabará con su teléfono móvil al estudiante, en el mundo virtual se tiene que actuar de manera similar. No tienen que aprovecharse los medios tecnológicos para hacer grabaciones de los estudiantes.

Por lo tanto, no es posible la grabación de las imágenes de los estudiantes durante los exámenes en el entorno universitario, con el fin de disuadir o, si procede, acreditar, actuaciones fraudulentas. La Agencia Estatal de Protección de Datos lo considera desproporcionado. Según la AEPD, tienen que ponderarse los derechos y garantizarse el cumplimiento estricto del principio de proporcionalidad, y en todo caso hay que respetar el derecho a la intimidad, a la propia imagen y a la protección de datos.

Si el profesor o profesora sospecha que algún estudiante comete fraude, actuará siguiendo el procedimiento habitual establecido en el Reglamento Académico de la Universidad de las Illes Balears, y lo comunicará al director de su departamento, si lo considera oportuno.